Datenschutzerklärung

Stand: 4. März 2026

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in unserer Werkstatt-Verwaltungssoftware "SoftB Werkstatt" (nachfolgend "Anwendung" genannt).

1. Verantwortlicher

Softb UG (haftungsbeschränkt)

Rummental 7

96450 Coburg

Deutschland

Geschäftsführer: Behzad Ahmadi

Kontakt:

E-Mail: info@softb-garage.de

Telefon: 0176 21474615

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß Art. 37 DSGVO aufgrund der Unternehmensgröße nicht erforderlich. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

3. Erhobene personenbezogene Daten

3.1 Kunden-Daten

Wenn Sie sich als Kunde registrieren oder von einer Werkstatt registriert werden, erheben wir folgende Daten:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Adresse (Straße, PLZ, Ort)
Geburtsdatum (optional, für Geburtstags-Erinnerungen)
Passwort (verschlüsselt gespeichert)
Kundenkategorie (z.B. Privat, Firma, VIP)
Notizen (optional)

3.2 Werkstatt-Mitarbeiter-Daten

Für Werkstatt-Mitarbeiter und Administratoren erheben wir:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer (optional)
Rolle (WorkshopAdmin, Employee, SuperAdmin, SoftB)
Passwort (verschlüsselt gespeichert)

3.3 Fahrzeug-Daten

Im Zusammenhang mit Ihren Fahrzeugen speichern wir:

Fahrzeugmarke und -modell
Kennzeichen
Fahrgestellnummer (VIN)
Erstzulassung
Kilometerstand
Fahrzeugdokumente

3.4 Rechnungs- und Zahlungsdaten

Bei der Erstellung von Rechnungen und Zahlungen werden folgende Daten verarbeitet:

Rechnungsnummer
Rechnungsbeträge
Zahlungsstatus
Zahlungsmethoden
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
Rechnungspositionen (Leistungen, Materialien)

3.5 Termin-Daten

Für Terminverwaltung speichern wir:

Termintitel und Beschreibung
Start- und Endzeit
Ort
Zugewiesener Mitarbeiter
Terminstatus

3.6 Technische Daten

Bei der Nutzung der Anwendung werden automatisch folgende technische Daten erfasst:

IP-Adresse
Browser-Typ und -Version
Betriebssystem
Zugriffszeitpunkt
Verwendete Geräte
Authentifizierungs-Tokens (JWT)

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Vertragserfüllung: Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Terminen und Service-Historien
Kundenverwaltung: Verwaltung Ihrer Kunden- und Fahrzeugdaten
Kommunikation: Versendung von E-Mail-Benachrichtigungen (Terminerinnerungen, Rechnungen, Zahlungserinnerungen)
Authentifizierung: Sicherstellung des Zugriffs auf Ihr Kunden-Portal
Rechtliche Verpflichtungen: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. für Rechnungen)
Service-Verbesserung: Analyse der Nutzung zur Verbesserung der Anwendung
Chat-Funktion: Kommunikation zwischen Werkstätten und Kunden

5. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z.B. für E-Mail-Benachrichtigungen)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. Aufbewahrungspflichten)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (z.B. Service-Verbesserung, Sicherheit)

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

Kunden-Daten: Solange das Kundenverhältnis besteht und danach gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 10 Jahre für steuerrelevante Daten)
Rechnungen: 10 Jahre gemäß § 147 AO (Abgabenordnung)
Authentifizierungs-Tokens: Bis zum Ablauf oder zur Löschung durch den Benutzer
Chat-Nachrichten: Solange das Kundenverhältnis besteht, danach können sie auf Wunsch gelöscht werden
Passwort-Reset-Tokens: 24 Stunden oder bis zur Verwendung

Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind.

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

E-Mail-Service (SendGrid): Zur Versendung von E-Mail-Benachrichtigungen. SendGrid ist DSGVO-konform und verarbeitet Daten nur in unserem Auftrag.
Hosting-Provider: Unsere Server werden von einem Hosting-Provider betrieben, der als Auftragsverarbeiter tätig ist.
Werkstätten: Ihre Daten werden an die jeweilige Werkstatt weitergegeben, bei der Sie Kunde sind oder eine Anfrage gestellt haben.
Gesetzliche Verpflichtungen: Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. durch Gerichtsbeschluss oder behördliche Anordnung).

Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht an Dritte. Eine Weitergabe zu Marketingzwecken erfolgt nicht.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden folgende Technologien zur Speicherung von Daten in Ihrem Browser:

LocalStorage: Speicherung von Authentifizierungs-Tokens (JWT) und Benutzereinstellungen
SessionStorage: Temporäre Speicherung von Sitzungsdaten
Cookies: Zur Authentifizierung und Funktionalität der Anwendung

Diese Daten werden nur für die Funktionalität der Anwendung verwendet und nicht zu Tracking- oder Marketingzwecken. Sie können die Speicherung in den Einstellungen Ihres Browsers verwalten.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

Verschlüsselung von Passwörtern (BCrypt-Hashing)
HTTPS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
JWT-Token-basierte Authentifizierung
Regelmäßige Sicherheitsupdates
Zugriffskontrollen und Rollenbasierte Berechtigungen
Regelmäßige Backups der Datenbank

Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen können wir keine absolute Sicherheit garantieren. Bitte behandeln Sie Ihre Zugangsdaten vertraulich.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten Format verlangen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
Widerruf der Einwilligung: Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, wenden Sie sich bitte an: info@softb-garage.de

11. E-Mail-Benachrichtigungen

Sie können in Ihrem Kunden-Portal unter "Profil" → "E-Mail-Einstellungen" festlegen, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten möchten:

Terminerinnerungen
Rechnungsbenachrichtigungen
Zahlungserinnerungen
Geburtstags-Erinnerungen
Passwort-Reset-E-Mails

Sie können diese Einstellungen jederzeit ändern oder alle E-Mails deaktivieren. Wichtige systemrelevante E-Mails (z.B. Passwort-Reset) können nicht deaktiviert werden.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen der Anwendung anzupassen. Die aktuelle Version ist jederzeit unter dieser Adresse abrufbar.